Zahteve, vsebina in obseg deklaracije za posamezne skupine proizvodov so lahko dodatno določeni v posameznih posebnih predpisih in ponekod velja obvezno označevanje za živila, kozmetiko, čistila, obutev in tako naprej. Posebne zahteve za »deklariranje« pa veljajo še za tehnično zahtevnejše izdelke, ki morajo biti označeni z znakom CE, opremljeni z navodili za uporabo in vzdrževanje ter listinami o skladnosti. Posebno poglavje pri označevanju je še navajanje količin predpakiranih izdelkov.

Z označevanjem izdelkov in sledljivostjo se ukvarja po svetu organizacija GS1 s sedežem v Bruslju, v Sloveniji pa deluje neodvisna in nepridobitna organizacija GS1 Slovenija. GS1 ima po svetu več kot milijon članov – od mednarodnih družb do malih, lokalnih podjetij, GS1 Slovenija pa ima okoli 3500 članov oziroma uporabnikov, predvsem iz predelovalne in trgovske dejavnosti, logistike ter zdravstva. In kako lahko GS1 Slovenija pomaga pri poslovanju?

Njena pomoč je ključna pri označevanju izdelkov (s številkami in kodami GS1), pri zajemu podatkov (črtna koda na osnovi dodeljene številke GS1) ter pri izmenjavi podatkov (kakovostni podatki, elektronsko poslovanje).

Vzemimo za primer Marijo. 

Marija ima popoldanski s.p., turistično kmetijo in prodaja izdelke iz ekološke pridelave. Med izdelki so BIO maslo, domač jabolčni sok, domač jabolčni kis in mleko. Izdelke namerava prodajati v trgovinah Spar in Mercator. 

Marija se bo za pravilno označitev izdelkov obrnila na organizacijo GS1 Slovenija.

1.korak: Pridobitev številk GS1, ki so osnova za črtno kodo

Vsak izdelek, ki ga je mogoče odčitati na prodajnem mestu, potrebuje črtno kodo iz družine EAN/UPC. Ti simboli so najbolj uveljavljeni nosilci podatkov v preskrbovalni verigi. To so tudi  zakonsko predpisane črtne kode za maloprodajo.

Marija z včlanitvijo v neodvisno organizacijo GS1 Slovenija pridobi številke GS1, ki so osnova za črtno kodo. Vsak izdelek, ki ga Marija proizvede, bo označila posebej. Vsakemu izdelku bo dodelila globalno trgovinsko številko izdelka (GTIN). Tudi če bo ta izdelek spremenila oziroma nadgradila (najprej je proizvajala le maslo, potem pa se je odločila še za zeliščno maslo), bo vsakemu novemu izdelku dodelila novo številko GTIN.

Standard upravljanja GTIN (GMS) zahteva, da mora biti izdelku, če je nov, vedno dodeljen nov GTIN, da bi natančno razlikovali med novim in obstoječim izdelkom, ki je že na voljo na trgu. Vir: GS1

2. korak: Marija bo preverila, kaj mora vsebovati deklaracija

Izdelki so običajno označeni s 13-mestno številko GTIN. Posebna pravila veljajo za izdelke s spremenljivo vsebino in zelo majhne izdelke.

V vsakem primeru pa sta izrednega pomena položaj črtne kode (kje na izdelku je ta nameščena) in kakovost tiska, saj je od tega odvisna hitrost skeniranja. Kakovost izdelave črtne kode se ocenjuje po standardu ISO/IEC 15416. Črtna koda, ki pri verifikaciji na GS1 Slovenija doseže oceno "ustrezno", je zagotovilo, da pri skeniranju kode ne bo težav. Verifikacijsko poročilo GS1 podaja oceno kakovosti tiska, vključuje tudi kontrolo veljavnosti identifikacijskih ključev in skladnost s priporočili za oblikovanje, velikost ter namestitev simbola. VEČ O VERIFIKACIJI!

Pomembno! Vsak nov član GS1 Slovenija ima v prvem letu članstva pravico do dveh brezplačnih verifikacij!

Ker Marija označuje prehranske izdelke, bo dobila na GS1 Slovenija in tudi na Ministrstvu za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano (MKGP) informacije o označevanju živil. Označevanje živil namreč ureja zakonodaja, saj želi EU omogočiti potrošnikom razumljive in ustrezne informacije o vsebini in sestavi živilskih izdelkov.

Kot pravijo na MKGP, je označba na živilu vir informacij in predstavlja komunikacijo med proizvajalcem oziroma prodajalcem na eni strani in med kupcem oziroma potrošnikom na drugi strani. Za kupca oziroma potrošnika je najpomembnejše, da označba na živilu vsebuje vse potrebne  informacije o živilu, kar mu omogoči ustrezno izbiro in uporabo živila. Podatki na označbi morajo biti točni, nedvoumni in dobro vidni ter ne smejo zavajati potrošnika. Vir: MKGP

Ko bo Marija uredila označevanje svojih izdelkov, pa je na vrsti grafično oblikovanje deklaracije in tisk nalepk s črtno kodo

3. korak: Grafično oblikovanje in tisk

Marija potrebuje grafičnega oblikovalca za oblikovanje nalepk. Ko bo dizajn pripravljen, bo Marija dala natisniti nalepke v tiskarno. Na nalepkah bo barvni logotip, ostale podatke (npr. rok trajanja) pa bo natisnila sama s termo transfer tiskalnikom Zebra.  

4. korak: Nakup najbolj optimalnega tiskalnika in nalepk

Marija potrebuje svetovanje glede velikosti nalepke, materiala in tiskalnika nalepk, da bo črtna koda dovolj velika in dovolj kvalitetno natisnjena. 

Običajno za dotisk nalepk zadostuje že tiskalnik  z resolucijo 200 dpi kot je naprimer Zebra GK420t. Za manjše nalepke je bolj ustrezen tiskalnik z kvaliteto tiska 300 dpi.  

Za pravilno izbiro kvalitete odtisa in uporabnosti etikete je potrebno vedeti kje točno se bo etiketa uporabljala in pod kakšnimi pogoji.

Termo nalepke so najmanj obstojen material  in so zelo pogosto uporabljene v industriji, trgovini, logistiki in številnih drugih področjih.  Izdelujemo jih iz t.i. termo papirja. Pomembna lastnost termo papirja je ta, da ima pigmentiran zgornji premaz, kar pomeni, da je papir občutljiv na temperaturo in omogoča t.i. direktno termalno tiskanje (brez uporabe TTR folij). 

Standardne ali t.i. vellum etikete imajo izredno široko področje uporabe. Običajno so to bianko etikete, na katere kasneje s pomočjo tiskalnikov oz. TTR (termo transfer ribbon) uporabnik sam natisne željene podatke in vsebino.  Te se največkrat uporablja kot logistične ali poštne etikete, skladiščne etikete, etikete za deklaracije, dolgoročno označevanje, etikete za deklaracije kombinirane s črtno kodo. Nalepka vellum ima daljšo življensko dobo kot jo ima termo nalepka.

Najbolj obstojne so plastificirane nalepke, ki se najpogosteje izdelujejo iz posebnih polietilen, polipropilen ali metaliziranih poliester materialov, ki so odporni proti ekstremni vročini in mrazu,  UV žarkom in kemičnim vplivom.

5. korak: Lepljenje nalepk na izdelke

Marija bo v zadnjem koraku polepila nalepke na izdelke. Pomaga si lahko z aplikatorjem nalepk ali “etiketirko”.